درس لنجعلها تستشعر (بناء نظام استشعار الحرارة)

 

الدرس الثاني: الأرشفة المحوسبة لصف العاشر 

الأرشفة المحوسبة

مقدمة:

   عزيزي الطالب ... إن حفظ المعلومات و تعزيز تناقلها عبر الأجيال، هو الضامن الوحيد لبقاء حضارة أي دولة، ودليل واضح على عراقة الدول و قوتها في الماضي البعيد و القريب... لذا سنطرق في هذا الدرس باب الأرشفة و أهميتها و أهم انواعها. 

التوثيق:

   هي عملية مقصودة و منظمة  تهدف إلى تدوين البيانات و الأحداث  حفاظا عليها من الضياع أو النسيان.

الأرشفة :

   هي عملية منظمة لحصر و جمع الوثائق و البيانات الهامة في مخازن خاصة، للحفاظ عليها و الحصول على المعلومة المطلوبة منها بسهولة عند الحاجة لها.

أهمية الأرشفة:

تكمن أهمية الأرشفة في عدة أمور أهمها:

1. حفظ البيانات الهامة من الضياع.
2. الحصول على المعلومة عند الحاجة لها.
3. تعتبر مرجع و علامة على حضارة الدولة ومدى قوتها.
4. القدرة على رسم الخطط و الاستراتيجيات لدى صناع القرار.

الفرق بين التوثيق و الأرشفة 

الفارق الأول: من حيث طبيعة العمل

التوثيق: عملية تدوين بالكتابة أو الرسم أو التصوير.

الأرشفة: عملية الإستفادة من التوثيق لتخزين بيانات هامة.

 

الفارق الثاني: المعلومة المستهدفة

التوثيق: أي معلومة تصادف الموثق.

الأرشفة: البيانات الهامة فقط.

الفارق الثالث: من حيث الاهتمام.

التوثيق: تحفظ على الورق أو الحاسوب دون اهتمام عالي 

الأرشفة: تحفظ على الورق و الحاسوب مع أخذ كافة التدابير اللازمة لحماية الأرشيف.

تعريف الأرشيف: مجموعة من المعلومات ذات الأهمية بأنواعها و أحجامها و أشكالها المختلفة، تحفظ بشكل ورقي أو الكتروني أو بالطريقتين معا في مكان ما.

أنواع الأرشفة

نبذة تاريخية:

    فطن الانسان منذ القدم على أهمية التوثيق و الارشفة، ولولا ذاك لما عرفنا شيئا عن الحضارات السابقة كالفرعونية و الفنيقية و غيرها، و كان الانسان في ذلك الوقت يعتمد على الحجارة لنقش ما يرد توثيقه و أرشفته، كذلك اعتمد على الجلود و البعض أنواع من الورق و الرقاع كما هو الحال في العهد الاسلامي، فمن منا يخفى عنه العظام و الجلود التي كتبت عليها آيات القرآن الكريم، وكيف وصلت الينا احاديث الرسول عليه الصلاة و السلام، اما في العصر الحديث فكيف تتم الأرشفة؟ و ما هي أنواعها؟

أولا: الأرشفة التقليدية:

    تسمى أيضا الأرشفة الورقية و فيها يتم التوثيق على الورق، و حفظ هذا الورق داخل مباني خاصة، و يوضع فيه موظفين لخدمة عامة الناس، كما يزود بالحراسة و الأمن نظرا لأهمية الأرشيف.

ثانيا: الأرشفة المحوسبة:

    تسمى أيضا بالأرشفة الإلكترونية‘ و فيها يتم التوثيق على جدهاز الحاسوب، ويحفظ هذا الحاسوب لدى الجهات المختصة بحراسة أمنية، و يدرب له موظفين متخصصين لتلبية حاجات عامة الناس.

الفرق بين الأرشفة الورقية و الأرشفة المحوسبة

أولا: من حيث الحيز المكاني:

الأرشفة التقليدية: تحتاج إلى مكان كبير ليتسع الى كم الورق الهائل.

الأرشفة المحوسبة: تحتاج غلى مكان صغير لأنها تخزن داخل حاسوب.

ثانيا: من حيث الوقت و الجهد في البحث:

الأرشفة التقليدية: تحتاج إلى جهد كبير في البحث.

الأرشفة المحوسبة: لا تحتاج إلى جهد يذكر أثناء عملية البحث.

ثالثا: من حيث استراتيجية البحث:

الأرشفة التقليدية: طريقة البحث تعتمد بشكل أساسي على تنظيم البيانات في المخازن.

الأرشفة المحوسبة: إدخال أمر بحثي من خلال خانة خاصة.

رابعا: من حيث عملية التزوير:

الأرشفة التقليدية: صعبة جدا.

الأرشفة المحوسبة: سهلة باستخدام برامج خاصة.

خامسا: من حيث عملية تزامن عدد المستخدمين:

الأرشفة التقليدية: يتم خدمة عدد بسيط من المستخدمين في نفس الوقت.

الأرشفة المحوسبة: يتم خدمة عدد كبير من المستخدمين في نفس الوقت.

سادسا: من حيث النسخ الإحتياطي:

الأرشفة التقليدية: صعبة جدا.

الأرشفة المحوسبة: سهلة جدا.